Nous nous engageons à protéger les fonds gérés pour le compte de nos clients.
Cet argent est garanti par l’organisme agréé CMP (Client Money Protect).
Nous mettons tout en œuvre pour :
- sécuriser les fonds qui nous sont confiés,
- effectuer un suivi détaillé des mouvements de fonds,
- informer en toute transparence nos clients.
Modalités de traitement
Les fonds confiés par nos clients sont traités selon les modalités suivantes :
- Les fonds sont détenus sur un compte bancaire réservé à cet effet.
- Ce compte est distinct de nos autres comptes courants et contient le mot « Client » dans son intitulé.
- French Touch Properties détient les fonds reçus de ses clients dans une banque anglaise autorisée par la Financial Conduct Authority.
- Notre banque a confirmé par écrit qu’elle n’était pas habilitée à confondre les fonds déposés sur ce compte avec nos autres comptes, ni à exercer un droit de compensation sur les fonds déposés sur ce compte.
- Ce compte est utilisé uniquement pour les fonds reçus de nos clients et n’enregistre pas les transactions liées à l’activité de l’agence.
- Les fonds reçus des clients sont disponibles à tout moment.
Mesures de contrôle
- L’accès à notre compte client est limité à des personnes habilitées en fonction de leurs compétences et de leur niveau de responsabilités.
- L’accès à notre banque en ligne est restreint aux personnes habilitées.
- L’accès à notre comptabilité et aux données clients est limité et protégé.
- L’accès à notre système informatique est protégé.
- Un système de suppléance est prévu en cas d’absence pour congés ou maladie.
Règlements
- Les coordonnées du compte sont transmises à nos clients par écrit.
- Les virements se font directement vers le compte client. Les règlements en espèces ou par chèques ne sont pas acceptés.
- Si nécessaire, les fonds appartenant aux clients sont virés vers le compte client dans les trois jours suivant leur réception.
- Les règlements effectués depuis ce compte sont réalisés pour le compte du client concerné et dans le cadre de la prestation convenue.
- Les règlements sont effectués par virement, accompagnés des justificatifs nécessaires (facture originale) et validés par les personnes autorisées.
Intérêts et frais bancaires
Les fonds des clients sont détenus sur un compte rémunéré dont tous les frais sont couverts par French Touch Properties. French Touch Properties est en droit de conserver tout intérêt correspondant versé sur ce compte client pour compenser les frais bancaires et de traitement associés à la gestion de ce compte.
Reporting et réconciliations bancaires
- Les justificatifs nécessaires sont conservés en fonction de la nature et du volume des transactions du compte client.
- Une réconciliation est effectuée mensuellement entre le compte bancaire et les enregistrements comptables.
En cas de détournement de fonds détenus pour le compte de clients, le client concerné serait averti dans les meilleurs délais, ainsi que notre assurance. Tout événement de cette nature ferait l’objet d’une investigation et les mesures correctives nécessaires seraient mises en œuvre.
French Touch Properties Ltd – Client Money Handling Procedure – Octobre 2023
